Asseto kontra QuickBooks Inventory: kiedy ksiegowy magazyn nie wystarcza

QuickBooks to dominująca platforma księgowa dla małych firm na świecie, a jego moduł inwentaryzacyjny jest powszechnie używany domyślnie. W Polsce odpowiednikami są systemy jak Comarch ERP Optima, Wapro czy Streamsoft. Jeśli już płacisz za któryś z tych systemów, funkcja inwentaryzacji jest często włączona, co sprawia, że ścieżka najmniejszego oporu wygląda jak "po prostu użyj inwentaryzacji w systemie księgowym". Dla niektórych firm ta ścieżka działa. Dla klinik, salonów, gabinetów weterynaryjnych i innych firm usługowych zwykle nie działa. Ten artykuł wyjaśnia dlaczego.

Czym faktycznie jest inwentaryzacja w systemie księgowym

Inwentaryzacja w systemach księgowych jest wbudowana w księgowość, aby wspierać firmy sprzedające produkty fizyczne. Funkcja obsługuje zakupy, przyjmowanie, stan magazynowy i wpisy księgowe, które pasują: koszt sprzedanych towarów, aktywo zapasów, odpisy. Łączy się bezpośrednio z Twoimi księgami.

Dla detalisty lub hurtownika sprzedającego 200 SKU to wystarczy. Integracja z resztą Twojej księgowości to zabójcza funkcja.

Dla kliniki lub salonu ten sam projekt staje się serią punktów tarcia.

Gdzie inwentaryzacja w QuickBooks zawodzi dla firm usługowych

1. Każda pozycja musi być produktem sprzedawalnym

QuickBooks strukturyzuje inwentaryzację wokół pozycji, które sprzedajesz. Każdy wpis ma cenę sprzedaży, koszt, konto przychodów i konto wydatków. Pudełko rękawiczek nitrylowych nie ma ceny sprzedaży. Pudełko kleju wiążącego nie ma konta przychodów. Możesz to obejść ustawiając ceny na zero, ale walczysz z systemem za każdym razem, gdy dodajesz pozycję.

Asseto modeluje inwentaryzację wokół pozycji, których używasz. Koszt jest śledzony. Cena sprzedaży jest opcjonalna i istotna tylko dla produktów detalicznych.

2. Brak natywnego śledzenia ważności

Inwentaryzacja w QuickBooks śledzi ilości i wartości. Nie śledzi dat ważności. Możesz dodać pole niestandardowe, ale alerty, rotacja i raportowanie zgodności żyją poza systemem.

Dla praktyki stomatologicznej obsługującej karpule znieczulające, wskaźniki sterylizacji i kompozyty śledzenie ważności nie jest opcjonalne. Asseto obsługuje to natywnie.

3. Ruchy magazynowe są powiązane ze sprzedażą

W QuickBooks naturalnym sposobem zmniejszenia stanu jest zarejestrowanie sprzedaży. Kliniki nie rejestrują sprzedaży za każdym razem, gdy higienistka otwiera torebkę do sterylizacji. Proces nie pasuje.

Alternatywa w QuickBooks to korekty inwentaryzacji, ale te są transakcjami księgowymi zaprojektowanymi do okazjonalnych poprawek, nie do codziennego śledzenia zużycia.

Asseto oddziela ruchy magazynowe od ruchów księgowych.

4. Doświadczenie mobilne jest zbudowane dla księgowych

Aplikacja mobilna QuickBooks jest kompetentna w fakturowaniu, rejestrowaniu wydatków i skanowaniu paragonów. Nie jest zoptymalizowana dla asystentki stomatologicznej logującej, że jedna taca zestawu odtwórczego została użyta w Gabinecie 2.

5. Wiele lokalizacji jest niezręczne

QuickBooks obsługuje śledzenie klas i lokalizacji, ale inwentaryzacja w wielu miejscach obejmuje albo złożone struktury klas, albo prowadzenie wielu plików firmy. Żadne nie skaluje się elegancko dla sieci trzech salonów lub dwóch klinik.

Asseto obsługuje wiele lokalizacji jako koncept pierwszej klasy.

6. Brak identyfikowalności partii dla zgodności

QuickBooks nie śledzi numerów partii natywnie. Dla kliniki to nie do zaakceptowania. Jeśli pacjent dozna reakcji na partię środka znieczulającego, musisz wiedzieć, która partia, kiedy przybyła, gdzie jest przechowywana i ile pozostało.

Porównanie obok siebie

Jak używać Asseto obok QuickBooks (lub Comarch)

Wiele klinik i salonów trzyma swoją księgowość i dodaje Asseto dla inwentaryzacji operacyjnej. Podział ma sens:

To właśnie robi większość firm usługowych po próbie zmuszenia inwentaryzacji w systemie księgowym do działania dla procesów klinicznych. Asseto pasuje do rzeczywistości operacyjnej. System księgowy pozostaje źródłem prawdy dla finansów.

Kiedy inwentaryzacja w systemie księgowym wystarczy

Jeśli jesteś firmą tylko detaliczną — sprzedającą produkty fizyczne z zamówieniami sprzedaży, fakturami klientów i procesorem płatności — inwentaryzacja w systemie księgowym działa dobrze. Integracja księgowa jest trudna do pobicia dla tego przypadku użycia.

Jeśli Twoja firma jest usługowa i inwentaryzacja to co Twój zespół zużywa, a nie co sprzedajesz, inwentaryzacja w systemie księgowym staje się złym kształtem.

Przełącz się, gdy inwentaryzacja w systemie księgowym staje się wąskim gardłem

Objawy są jasne: przeterminowane materiały w koszu, awaryjne pomoce dostawców, raporty zgodności budowane z pamięci i księgowy, który odmawia patrzenia na korekty inwentaryzacji.

Plan darmowy Asseto pokrywa jedną lokalizację z do 50 pozycjami. Pro za 39 zł miesięcznie dodaje nieograniczone lokalizacje i użytkowników. Tak czy inaczej, zachowujesz swoją księgowość i pozwalasz inwentaryzacji żyć tam, gdzie należy — w narzędziu zaprojektowanym do tego.