Spis z natury w gabinecie kosmetycznym, lekarskim lub stomatologicznym — jak przygotować w 5 minut

Każdy przedsiębiorca prowadzący Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) ma obowiązek sporządzenia spisu z natury (potocznie: remanentu) na dzień 31 grudnia każdego roku. Wymóg ten wynika wprost z § 25 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR.

Dla większości gabinetów kosmetycznych, stomatologicznych, lekarskich, fizjoterapeutycznych czy weterynaryjnych — które prowadzą działalność jednoosobową lub w formie spółki cywilnej — to obowiązek roczny, którego nie da się ominąć. A dla księgowej koniec roku oznacza pytanie: "Pani/Panie, gdzie jest spis z natury?"

W tym artykule pokazujemy, co dokładnie musi zawierać spis z natury w gabinecie, jakie są najczęstsze błędy oraz jak Asseto generuje gotowy do podpisu PDF w 60 sekund.

Co musi zawierać spis z natury — wymogi prawne

Spis z natury to dokument inwentaryzacyjny, który zawiera wykaz wszystkich towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków oraz odpadów znajdujących się w gabinecie na 31 grudnia.

Dla gabinetu kosmetycznego, lekarskiego czy weterynaryjnego to przede wszystkim:

**Materiały eksploatacyjne** — rękawiczki, igły, strzykawki, środki dezynfekujące

**Preparaty kosmetyczne** — kremy, peelingi, ampułki, kwasy

**Wypełniacze i toksyny** — Restylane, Juvederm, Botox, Dysport (w gabinetach kosmetycznych)

**Materiały stomatologiczne** — kompozyty, znieczulenia, kleje, wycisk masy (w stomatologii)

**Szczepionki i leki** — w gabinetach lekarskich i weterynaryjnych

**Materiały opatrunkowe** — bandaże, plastry, gaza

Każda pozycja na spisie musi mieć:

Numer kolejny (liczba porządkowa)

Szczegółową nazwę towaru lub materiału

Jednostkę miary (sztuka, opakowanie, mililitr, gram)

Ilość rzeczywistą stwierdzoną podczas inwentaryzacji

Cenę jednostkową (w zł)

Wartość pozycji (ilość × cena)

Na końcu spisu — sumowanie wartości i podpis właściciela lub osoby odpowiedzialnej.

Wycena pozycji — cena zakupu czy rynkowa?

Przepisy wymagają wyceny po cenie zakupu lub niższej cenie rynkowej. W praktyce dla gabinetów oznacza to:

**Standardowo: cena zakupu netto** z faktury

**Jeśli wartość rynkowa spadła** (np. produkt zbliża się do daty ważności i zostanie sprzedany ze stratą) — niższa cena rynkowa

**Materiały po dacie ważności** — wartość 0 zł lub bardzo niska (formalnie odpis)

Wycenia się po faktycznej cenie zakupu z najnowszej faktury, którą się posiada — nie po cenie sugerowanej przez producenta czy katalogowej.

Najczęstsze błędy w spisie z natury

Błąd 1: Liczenie "z głowy"

Wiele małych gabinetów robi spis z natury "na oko" — wpisuje przybliżone ilości bez fizycznego przeliczenia. Urząd skarbowy w trakcie kontroli może zażądać udokumentowania, że spis odpowiada stanowi faktycznemu. Brak procedury inwentaryzacyjnej (lista podpisana przez 2 osoby liczące, data, godzina) to ryzyko zakwestionowania.

Błąd 2: Pomijanie materiałów otwartych

Krem w słoiczku otwarty 15 grudnia, w którym zostało 60% — należy uwzględnić w spisie według proporcjonalnej wartości. Zignorowanie pozycji częściowo zużytych zaniża wartość remanentu i wpływa na podstawę opodatkowania.

Błąd 3: Brak rozróżnienia środków trwałych

Fotel kosmetyczny, autoklaw, laser, USG — to środki trwałe (powyżej 10 000 zł) lub wyposażenie (1 500 – 10 000 zł). **Nie trafiają one do spisu z natury.** Spis z natury obejmuje materiały eksploatacyjne i towary. Środki trwałe są ujęte w odrębnej ewidencji środków trwałych.

Błąd 4: Spis na papierze A4 bez sumowania

Dokument musi być spójny: każda strona ponumerowana, sumy częściowe na każdej stronie, suma końcowa na ostatniej, podpis. Luźny arkusz Excela bez numeracji stron i wydruku jest słabym dowodem przy kontroli.

Błąd 5: Robienie spisu w styczniu "jak była chwila"

Spis z natury MUSI być na stan dnia 31.12. Robiony 5 stycznia z pamięci — to fikcja. Stan faktyczny ulega zmianie (zużycie nowych zakupów). Spis trzeba zrobić ostatniego dnia roboczego grudnia, najlepiej z udziałem drugiej osoby.

Jak Asseto generuje spis z natury w 60 sekund

Jeśli prowadzisz magazyn w Asseto przez cały rok — każdy zakup zarejestrowany, każde zużycie zalogowane, każdy ruch udokumentowany — to Asseto **zna stan każdej pozycji na dowolny dzień**.

Proces wygląda tak:

Przechodzisz do sekcji **Raporty** w Asseto

Wybierasz "Spis z natury (KPiR)"

Wskazujesz datę: 31 grudnia

Asseto pobiera stany magazynowe, wycenia po ostatniej cenie zakupu i generuje PDF

PDF zawiera: numer kolejny, nazwę, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową, wartość, sumę końcową, dane firmy (NIP, REGON, adres), podpis właściciela

Drukujesz, podpisujesz, wpisujesz do księgi (lub przekazujesz księgowej w wersji elektronicznej)

**Cały proces: 60 sekund.** Zamiast pół dnia z arkuszem Excela.

A co ze środkami trwałymi i wyposażeniem?

Asseto generuje również:

**Ewidencję wyposażenia** (§ 4 ust. 2 KPiR) — dla składników 1 500 – 10 000 zł, których okres używania jest dłuższy niż rok

**Ewidencję środków trwałych** (art. 22n PIT) — dla składników powyżej 10 000 zł, z amortyzacją liniową, degresywną lub jednorazową

**Rejestr sterylizacji** (Rozp. MZ z 26.03.2019 r.) — wymagany dla gabinetów wykonujących zabiegi z naruszeniem ciągłości tkanek

Wszystkie 4 dokumenty — komplet na kontrolę skarbową i Sanepid — generowane jednym kliknięciem z tych samych danych magazynowych, które Twój zespół już wprowadza podczas normalnej pracy.

Co zrobić jutro

Jeśli zbliża się 31 grudnia, a Ty nie wiesz, ile masz rękawiczek, kremów ani igieł — czas najwyższy zacząć prowadzić magazyn cyfrowo.

Asseto ma plan darmowy bez karty kredytowej. W 10 minut wprowadzasz wszystkie pozycje (lub skanujesz paragony z zakupów — AI rozpozna pozycje automatycznie). Przez resztę roku logujesz zużycie z telefonu. A 31 grudnia generujesz PDF.

Bez ostatniej nocy w grudniu z arkuszem Excela i taśmą mierniczą.